Le WLP a organisé les structures de ce programme, comme le briefing à Pretoria, les visites sur site et le debriefing à Mbazwana.
Le briefing était tout d'abord l'occasion de faire connaissance entre volontaires et avec nos hôtes, au cours d'une soirée culturelle, puis de participer à des ateliers sur la gestion d'une bibliothèque. Si la plupart de ces ateliers semblaient aux volontaires occidentaux d'un niveau élémentaire, ce n'était pas le cas des volontaires sud-africains. En effet, la plupart d'entre eux n'avaient jamais participé à la gestion d'une bibliothèque.
A la fin du séjour avait lieu à Mbazwana le debriefing, occasion de voir ce que les autres volontaires avaient accomplis durant ces 3 semaines, de faire des propositions pour le futur, ainsi que de participer au Salon du livre, et utiliser ainsi l'argent récolté par les volontaires auprès de leurs amis, familles, collègues et connaissances.
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